Wil je een vergadering organiseren? Organiseren van vergaderingen is een cruciale taak voor elke effectieve organisatie. Of het nu gaat om het bespreken van bedrijfsstrategieën, het opstellen van plannen, het bespreken van problemen of het beslissen over veranderingen, vergaderingen zijn belangrijk voor het behalen van doelen en het waarborgen van de voortgang van een bedrijf. Hieronder vind je de beste tips, zodat jij klaar bent om de beste vergadering te organiseren.
Vergaderingen houden mensen van hun dagelijkse taken af en zetten ze in een afgesloten omgeving, open voor input. Jouw input. Als voorzitter heb jij ieders aandacht. Het is aan jouw om die aandacht verstandig te gebruiken. Op het moment dat je het verspilt, stopt de productiviteit van je vergadering. Verspil niemands tijd. Besteed van te voren vijf minuten aan het beantwoorden van de volgende vraag: ‘Wat verwacht ik dat de aanwezigen aan het einde van deze vergadering gaan DOEN.’ Gebruik maximaal tien woorden voor je antwoord. Weten wat je van anderen wilt, maakt het veel gemakkelijker om dat ook te verkrijgen.
Het bepalen van de juiste deelnemers is een belangrijke stap bij het organiseren van een vergadering. Het is niet altijd nodig om iedereen uit de organisatie uit te nodigen, en soms kan het zelfs productiever zijn om bepaalde personen achterwege te laten. Bepaal dus goed wie er wel en niet aanwezig moeten zijn bij de vergadering.
Bij het organiseren van een vergadering is de keuze van de vergaderlocatie van groot belang voor de sfeer en productiviteit. Zorg ervoor dat de vergaderlocatie geschikt is voor het aantal deelnemers, beschikt over de nodige faciliteiten, gemakkelijk bereikbaar is, comfortabel is en voldoende privacy biedt. Door deze aspecten mee te wegen, kun je een vergaderlocatie kiezen die bijdraagt aan een effectieve en efficiënte vergadering.
Een facilitator is belangrijk voor iedere vergadering om te zorgen dat er een evenwichtige bijdrage is van iedereen en dat beslissingen op een correcte manier worden genomen. Bepaal ook zeker een notulist, die verantwoordelijk is voor het opstellen van een duidelijk verslag van alles wat besproken is. Verdeel de deelnemerslijst in drie categorieën - aanwezig, geëxcuseerd en afwezig - om de aanwezigheid bij vergaderingen binnen een groep bij te houden. Een tijdwaarnemer is ook nuttig om de vergadering op schema te houden.
Bied voldoende rustmomenten aan je deelnemers. Wanneer de gesprekken intensief worden, hebben zij misschien even tijd nodig om te reflecteren. Waardeer deze behoefte en zorg ervoor dat je vergadering niet te zwaar is.
Wanneer je een vergadering organiseert heb je natuurlijk de lekkerste gerechten nodig, anders is de vergadering niet compleet! Eten en drinken moeten serveren aan alle gasten kun je natuurlijk niet zelf doen. Het kost veel tijd en moeite, waardoor je zelf niet kunt focussen. Daarom raden we je aan om een cateringbedrijf in te schakelen. Bij het organiseren van een vergadering hoef je je dan geen zorgen te maken over de verzorging van je gasten.
Wil je de catering van je vergadering laten verzorgen op een gewenste locatie? Runderkamp is jouw cateraar op locaties door heel Nederland. Neem vrijblijvend contact op voor het aanvragen van een offerte. Bij vragen over de mogelijkheden kun je uiteraard ook telefonisch contact met ons opnemen. Wij verzorgen graag de catering van je vergadering.
